الارشفة الالكترونية (Electronic archive)؛ أبرز 4 مهام لحفظ وتخزين السجلات

الارشفة الالكترونية (Electronic archive)؛ تُعرف عملية الأرشفة الإلكترونية بتنسيق البيانات لسهولة الوصول إليها. تتمثل الميزة الرئيسية للأرشفة الإلكترونية في أنها تتيح للشركات، وتعمل على توفير مساحة مكتبية قيمة عن طريق تخزين الملفات والوثائق إلكترونيًا بدلاً من شغل مساحة فعلية مع خزائن الملفات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الأرشفة الإلكترونية الشركات في توفير المال على الورق وتكاليف الطباعة، ويمكن أن تساعد الشركات أيضًا على تتبع سجلاتهم بشكل أفضل.

مفهوم الأرشفة الإلكترونية

يستخدم مصطلح “الأرشفة الإلكترونية” للإشارة إلى حفظ السجلات الإلكترونية على المدى الطويل. يمكن تخزين السجلات بأي نوع من التنسيق الرقمي وعلى أي نوع من الوسائط الرقمية. والغرض الرئيسي من الأرشفة الإلكترونية هو ضمان حفظ السجلات بطريقة تسمح للأجيال القادمة بالوصول إليها واستخدامها.

مهام الأرشفة الإلكترونية

عند توضيح تعريف الارشفة الالكترونية، نرى أنها عملية تخزين أرشفة إلكترونية للمستندات والملفات الإلكترونية بطريقة آمنة ومأمونة. كما إنها طريقة رائعة لتتبع مستندات شركتك، فضلاً عن حمايتها من التلف المادي أو السرقة. فيما يلي أبرز 4 مهام لحفظ وتخزين السجلات:

1. تحسين الأمان: عند تخزين المستندات إلكترونيًا، تقل احتمالية ضياعها أو سرقتها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حماية ملفاتك بكلمة مرور وتشفيرها لمزيد من الأمان.
2. كفاءة أكبر: تتيح لك الأرشفة الإلكترونية البحث عن المستندات واستردادها بسهولة، مما يوفر لك الوقت والإحباط.
3. تعاون أسهل: إذا احتاج العديد من الأشخاص إلى الوصول إلى مستند وتحريره، فيمكن مشاركته بسهولة إلكترونيًا بدلاً من أن يضطر الجميع إلى عمل نسخة خاصة بهم.
4. توفير المساحة: يشغل تخزين المستندات إلكترونيًا مساحة مادية أقل بكثير من طرق حفظ الملفات الورقية التقليدية.

“اطلع على: كتابة المحتوى بالانجليزي“

أنواع الأرشفة الإلكترونية

هناك نوعان من أنظمة الارشفة الالكترونية وتتمثل في أرشفة خارج الموقع وأرشفة في الموقع نفسه، فيما يلي شرح مبسط لكل نوع:

• الأرشفة خارج الموقع

هي عملية تخزين البيانات في موقع خارجي، مثل مركز البيانات أو مزود التخزين السحابي. ميزة الأرشفة خارج الموقع هي أنها تحمي بياناتك في حالة وقوع كارثة، مثل حريق أو فيضان.

• الأرشفة في الموقع

هي عملية تخزين البيانات في أماكن العمل الخاصة بك، على سبيل المثال على الخادم أو محرك الأقراص الثابتة. ميزة الأرشفة في الموقع هي أن لديك سيطرة كاملة على بياناتك ويمكنك الوصول إليها بسرعة وسهولة.

إذن، ما هو نوع نظام الأرشفة الإلكترونية المناسب لك؟ يعتمد ذلك على احتياجاتك وميزانيتك. إذا كنت تريد أعلى مستوى من الحماية لبياناتك، فإن الأرشفة خارج الموقع هي السبيل للذهاب. إذا كنت بحاجة إلى وصول سريع وسهل إلى بياناتك، فإن الأرشفة في الموقع هي الخيار الأفضل.

“اقرأ ايضًا: شرح موقع بيهانس“

فوائد الأرشفة الإلكترونية

يمكن أن يوفر نظام الارشفة الالكترونية فوائد كبيرة لأي مؤسسة، كبيرة كانت أم صغيرة. فيما يلي أهم 5 فوائد للارشفة الالكترونية التي يمكن اكتسابها:

• تحسين الوصول إلى المعلومات: الأرشيف الإلكتروني يجعل من السهل العثور على المعلومات التي تحتاجها، عندما تحتاجها. لا مزيد من البحث في خزائن الملفات أو صناديق السجلات القديمة!
• أمان أكبر: يمكن أن تساعد أنظمة الأرشفة الإلكترونية في حماية البيانات والوثائق الهامة لمؤسستك من التلف المادي أو السرقة.
• تخفيض التكاليف: يمكن للأرشيف الإلكتروني أن يوفر أموال مؤسستك من خلال القضاء على الحاجة إلى مساحة تخزين السجلات الورقية والموظفين.
• زيادة الكفاءة: يمكن للأرشيف الإلكتروني أن يساعد في تبسيط العمليات التنظيمية الخاصة بك من خلال توفير وصول سريع وسهل إلى المعلومات التي تحتاجها.
• إمكانية البحث المحسّنة: يمكن البحث في السجلات الإلكترونية باستخدام الكلمات الأساسية، مما يجعل العثور على معلومات محددة سريعًا وسهلاً.

“تعرف أكثر على: ماهو التداول trading“

أهداف الأرشفة الإلكترونية

تتمثل أهداف الارشفة الالكترونية في ضمان أصالة السجلات الإلكترونية وسلامتها وموثوقيتها بمرور الوقت، وتسهيل استخدامها كدليل في الإجراءات القانونية. ولتحقيق هذه الأهداف، يجب تصميم أنظمة الأرشفة الإلكترونية وفقًا للمعايير الدولية المعترف بها، مثل معيار ISO 27001 لإدارة أمن المعلومات.

تتمثل أهداف الأرشفة الإلكترونية في ضمان الحفاظ على السجلات الإلكترونية على المدى الطويل وإتاحتها للاستخدام من قبل الأجيال الحالية والمستقبلية. وقد يكون الهدف الأساسي من الأرشفة الإلكترونية هو الحفاظ على محتوى السجلات الإلكترونية بحيث يمكن الوصول إليها واستخدامها من قبل الأجيال الحالية والمستقبلية.

“اطلع على: ما هو الترافيك“

مشاكل الأرشفة الإلكترونية

بعد معرفة تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهدافها وفوائدها. نرى أن هناك بعض مشاكل الارشفة الالكترونية أيضًا والتي تتمثل في:

• فقدان البيانات: يمكن أن تُفقد البيانات الإلكترونية إذا لم يتم نسخها احتياطيًا بشكل صحيح أو في حالة فشل وسائط التخزين.
• تلف البيانات: يمكن أن تتلف البيانات إذا لم يتم تخزينها بشكل صحيح أو إذا تم الوصول إليها من قبل أشخاص غير مصرح لهم.
• انتهاكات البيانات: إذا لم يتم تأمين البيانات الإلكترونية بشكل صحيح، فقد يتم الوصول إليها من قبل أشخاص غير مصرح لهم، مما يؤدي إلى خرق البيانات.
• قضايا الوصول: مشكلة أخرى يمكن أن تحدث مع الارشفة الالكترونية وتعني أن المستخدمين قد لا يتمكنون من الوصول إلى البيانات عندما يحتاجون إليها.

أفضل طريقة لمنع فقدان البيانات هي أن يكون لديك نظام نسخ احتياطي موثوق به. بهذه الطريقة، إذا فقدت بياناتك الأساسية، يمكنك استعادتها من النسخة الاحتياطية. ولحماية بياناتك، تأكد من أن نظام الأرشيف الخاص بك محمي بكلمة مرور وأن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إليه. يجب عليك أيضًا تشفير البيانات الحساسة لزيادة حمايتها من الوصول غير المصرح به.

“شاهد كذلك: كيفية الربح من موقع علي بابا“

تعريف الأرشفة الإلكترونية في المكتبات

تلعب المكتبات دورًا حيويًا في نشر المعرفة والمعلومات. كما أنهم مسؤولون عن الحفاظ على هذه المعرفة والمعلومات للأجيال القادمة. للقيام بذلك، يجب أن تشارك المكتبات في ممارسات أرشيفية فعالة.

بينما لا تزال العديد من المكتبات تعتمد على الأساليب التقليدية للأرشفة، مثل السجلات الورقية والميكروفيلم (Microform)، للأرشفة الإلكترونية فوائد عديدة على الطرق التقليدية، منها:

• تحسين الوصول إلى المواد المؤرشفة.
• سهولة تخزين واسترجاع المواد.
• انخفاض التكاليف.
• زيادة الأمن.

مراحل الأرشفة الإلكترونية PDF

تمر عملية الارشفة الالكترونية بمرحلتين أساسيتين، وهما:

مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية

تمر مرحلة التخطيط للارشفة الالكترونية بمجموعة من المراحل الهامة، وهي:

• مرحلة الدراسة والمسح:

في هذه المرحلة يتم عمل حصر لجميع الوثائق المراد أرشفتها إلكترونيًا، من خلال معرفة وحصر كافة المعلومات عنها مثل أعدادها وأنواعها ومدى جودة أوراقها وألوانها، وغير ذلك.

• مرحلة التحليل:

تعد هذه المرحلة بمثابة جرد للوثائق وتحديد الوثائق التي لها أولوية التحويل إلى إلكترونية، وترتيبها في قوائم مع تحديد عناوينها وأماكن حفظها؛ ليسهل الوصول إليها فيما بعد.

• مرحلة بناء الخطة:

هي من أهم مراحل التخطيط للأرشفة الإلكترونية، وفيها يتم بناء الخطة التي سيتم على أساسها تحديد مدة حفظ الوثائق، ونظام تصنيفها، وطرق استرجاعها، وغير ذلك.

• مرحلة اختيار البرمجيات:

تشمل هذه المرحلة تحديد البرامج المستخدمة في الارشفة الالكترونية، واختيار أفضل أدوات البحث، وغيرها.

• مرحلة إعداد قواعد البيانات:

في هذه المرحلة يتم إعداد قواعد البيانات للوثائق؛ حتى يسهل حفظها ومعالجتها إلكترونيًا فيما بعد.

المرحلة التنفيذية للأرشفة الإلكترونية

تتضمن هذه المرحلة أيضًا مجموعة من المراحل الهامة، وهي:

• مرحلة تحضير الوثائق:

يتم في هذه المرحلة التخلص من الأوراق الغير مهمة، نزع الدبابيس من الأوراق، تصوير الملفات القديمة، تقسيم الوثائق إلى مجموعات، وتمييز الوثائق بعلامات لتسهيل جمعها بعد ذلك.

• مرحلة التصوير الضوئى:

هي أول خطوة من خطوات تحويل الملفات الورقية إلى إلكترونية، وفيها يتم تصوير الوثائق التي سيتم أرشفتها ضوئيًا، ثم حفظها على جهاز الحاسوب، ويتم التركيز في هذه المرحلة على نوع الوثائق الإلكترونية، الأجهزة المطلوبة، خاصية ضغط الملفات، الصلاحيات الخاصة بالاطلاع والتعديل.

• مرحلة مراقبة الجودة:

هي مرحلة مصاحبة للمرحلة السابقة، حيث يقوم الشخص الذي يصور الوثائق بمراقبة جودتها والتأكد من اشتمالها على كافة المعلومات التي تحتويها الوثيقة الأصلية.

• مرحلة الفهرسة:

هي المرحلة الخاصة بإدخال البيانات الخاصة بالوثائق والفهارس المتعلقة بها، وهي عملية تربط بين الملفات والفهارس، وقد تتم عملية الفهرسة يدويًا أو آليًا.

• مرحلة إرجاع الملفات إلى أصولها:

بعد الانتهاء من تصوير الملفات ضوئيًا يتم إرجعاها إلى أصلها مرة أخرى، فيتم ترتيب الوثائق كما كانت، وتدبيسها بعد نزع الدبابيس منها.

• مرحلة الحفظ والتخزين

يتم فيها حفظ الملفات وتخزينها، ويتم التخزين على ذاكرة الحاسوب، والأقراص المدمجة، والنظم المركزية.

• الاطلاع على الأرشيف الإلكترونى

هي المرحلة الأخيرة من المراحل التنفيذية للارشفة الالكترونية ويتم فيها إعلام الأرشيف للجهات المستفيدة، والسماح لهم بالاطلاع عليه.

أشهر برامج الارشفة الالكترونية

هناك برامج وأنظمة عديدة خاصة بعملية الارشفة الالكترونية، ومن أهم هذه البرامج ما يلي:

• برنامج إدارة الوثائق:

هو برنامج يستخدم من أول مرحلة الإنشاء إلى التخزين، ثم التوزيع على المستفيدين، وهو يساعد على رفع معدل الكفاءة في العمل، وخفض التكلفة، والقضاء على الفوضى الناتجة عن الاحتفاظ بالوثائق في صورة رقمية.

• نظام بيتريكس 24:

هو نظام مجاني، يستخدم في إدارة الملفات، وهو شائع الاستخدام في العديد من الشركات على مستوى العالم.

• برنامج  file hold:

هم نظام شائع الاستخدام في الشركات الكبيرة، ومن خلاله يتم التحكم في سير العمل والإصدار وسطح المكتب والويب والهواتف الذكية.

• برنامج Only office:

هذا البرنامج عبارة عن مكتبة آمنة عبر الإنترنت، هدفها المساعدة في الإدارة، وهو مزود بخاصية إدارة المهام؛ لذا فهو يسهل عملية تخزين ومشاركة الوثائق.

• برنامج الوثيقة المنطقية:

هو برنامج يساعد على إدارة الملفات الإلكترونية، وصناعة وتنسيق أي ملف، ويتميز بواجهة سهلة الاستخدام؛ لذا فهي مناسبة جدًا للمبتدئين، وتساعد على رفع مستوى الإنتاج بصورة كبيرة.

دورة الأرشفة الإلكترونية

تهدف دورة الارشفة الالكترونية إلى تحقيق مجموعة هامة من الأهداف وهي تتم كالتالي:

• بناء البنية الرقمية .
• التفحص .
• الفهرسة .
• التخزين .
• إعداد تدفقات البيانات .
• تشغيل الأنظمة .
• صيانة النظام.

أسئلة شائعة  عن تعريف الأرشفة الإلكترونية

سهل علينا تعريف الارشفة الالكترونية معرفة فوائدها الكثيرة ولكن تبقى بعض التساؤلات حول الارشفة الالكترونية والتي تتمثل في:

في الختام، بعد أن تعرفنا على تعريف الارشفة الالكترونية (electronic archiving)، نرى مدى أهميتها ومميزاتها وكيف أصبحت حلاً فعالاً من حيث التكلفة والأمان لأرشفة المستندات، والعديد من البرامج تقدم نسخة تجريبية مجانية حتى تتمكن من تجربة البرنامج قبل الالتزام بالشراء.