محتوى المقال
الارشفة الالكترونية (Electronic archive)؛ تُعرف عملية الأرشفة الإلكترونية بتنسيق البيانات لسهولة الوصول إليها. تتمثل الميزة الرئيسية للأرشفة الإلكترونية في أنها تتيح للشركات، وتعمل على توفير مساحة مكتبية قيمة عن طريق تخزين الملفات والوثائق إلكترونيًا بدلاً من شغل مساحة فعلية مع خزائن الملفات. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد الأرشفة الإلكترونية الشركات في توفير المال على الورق وتكاليف الطباعة، ويمكن أن تساعد الشركات أيضًا على تتبع سجلاتهم بشكل أفضل.
مفهوم الأرشفة الإلكترونية
يستخدم مصطلح “الأرشفة الإلكترونية” للإشارة إلى حفظ السجلات الإلكترونية على المدى الطويل. يمكن تخزين السجلات بأي نوع من التنسيق الرقمي وعلى أي نوع من الوسائط الرقمية. والغرض الرئيسي من الأرشفة الإلكترونية هو ضمان حفظ السجلات بطريقة تسمح للأجيال القادمة بالوصول إليها واستخدامها.
مهام الأرشفة الإلكترونية
عند توضيح تعريف الارشفة الالكترونية، نرى أنها عملية تخزين أرشفة إلكترونية للمستندات والملفات الإلكترونية بطريقة آمنة ومأمونة. كما إنها طريقة رائعة لتتبع مستندات شركتك، فضلاً عن حمايتها من التلف المادي أو السرقة. فيما يلي أبرز 5 مهام لحفظ وتخزين السجلات:
- تحسين الأمان: عند تخزين المستندات إلكترونيًا، تقل احتمالية ضياعها أو سرقتها. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك حماية ملفاتك بكلمة مرور وتشفيرها لمزيد من الأمان.
- كفاءة أكبر: تتيح لك الأرشفة الإلكترونية البحث عن المستندات واستردادها بسهولة، مما يوفر لك الوقت والإحباط.
- تعاون أسهل: إذا احتاج العديد من الأشخاص إلى الوصول إلى مستند وتحريره، فيمكن مشاركته بسهولة إلكترونيًا بدلاً من أن يضطر الجميع إلى عمل نسخة خاصة بهم.
- توفير المساحة: يشغل تخزين المستندات إلكترونيًا مساحة مادية أقل بكثير من طرق حفظ الملفات الورقية التقليدية.
“اطلع على: كتابة المحتوى بالانجليزي“
أنواع الأرشفة الإلكترونية
هناك نوعان من أنظمة الارشفة الالكترونية وتتمثل في أرشفة خارج الموقع وأرشفة في الموقع نفسه، فيما يلي شرح مبسط لكل نوع:
- الأرشفة خارج الموقع
هي عملية تخزين البيانات في موقع خارجي، مثل مركز البيانات أو مزود التخزين السحابي. ميزة الأرشفة خارج الموقع هي أنها تحمي بياناتك في حالة وقوع كارثة، مثل حريق أو فيضان.
- الأرشفة في الموقع
هي عملية تخزين البيانات في أماكن العمل الخاصة بك، على سبيل المثال على الخادم أو محرك الأقراص الثابتة. ميزة الأرشفة في الموقع هي أن لديك سيطرة كاملة على بياناتك ويمكنك الوصول إليها بسرعة وسهولة.
إذن، ما هو نوع نظام الأرشفة الإلكترونية المناسب لك؟ يعتمد ذلك على احتياجاتك وميزانيتك. إذا كنت تريد أعلى مستوى من الحماية لبياناتك، فإن الأرشفة خارج الموقع هي السبيل للذهاب. إذا كنت بحاجة إلى وصول سريع وسهل إلى بياناتك، فإن الأرشفة في الموقع هي الخيار الأفضل.
“شاهد كذلك: صناعة الديكورات المنزلية“
فوائد الأرشفة الإلكترونية
يمكن أن يوفر نظام الارشفة الالكترونية فوائد كبيرة لأي مؤسسة، كبيرة كانت أم صغيرة. فيما يلي أهم 5 فوائد للارشفة الالكترونية التي يمكن اكتسابها:
- تحسين الوصول إلى المعلومات: الأرشيف الإلكتروني يجعل من السهل العثور على المعلومات التي تحتاجها، عندما تحتاجها. لا مزيد من البحث في خزائن الملفات أو صناديق السجلات القديمة!
- أمان أكبر: يمكن أن تساعد أنظمة الأرشفة الإلكترونية في حماية البيانات والوثائق الهامة لمؤسستك من التلف المادي أو السرقة.
- تخفيض التكاليف: يمكن للأرشيف الإلكتروني أن يوفر أموال مؤسستك من خلال القضاء على الحاجة إلى مساحة تخزين السجلات الورقية والموظفين.
- زيادة الكفاءة: يمكن للأرشيف الإلكتروني أن يساعد في تبسيط العمليات التنظيمية الخاصة بك من خلال توفير وصول سريع وسهل إلى المعلومات التي تحتاجها.
- إمكانية البحث المحسّنة: يمكن البحث في السجلات الإلكترونية باستخدام الكلمات الأساسية، مما يجعل العثور على معلومات محددة سريعًا وسهلاً.
“تعرف أكثر على: ماهو التداول trading“
أهداف الأرشفة الإلكترونية
تتمثل أهداف الارشفة الالكترونية في ضمان أصالة السجلات الإلكترونية وسلامتها وموثوقيتها بمرور الوقت، وتسهيل استخدامها كدليل في الإجراءات القانونية. ولتحقيق هذه الأهداف، يجب تصميم أنظمة الأرشفة الإلكترونية وفقًا للمعايير الدولية المعترف بها، مثل معيار ISO 27001 لإدارة أمن المعلومات.
تتمثل أهداف الأرشفة الإلكترونية في ضمان الحفاظ على السجلات الإلكترونية على المدى الطويل وإتاحتها للاستخدام من قبل الأجيال الحالية والمستقبلية. وقد يكون الهدف الأساسي من الأرشفة الإلكترونية هو الحفاظ على محتوى السجلات الإلكترونية بحيث يمكن الوصول إليها واستخدامها من قبل الأجيال الحالية والمستقبلية.
“اطلع على: ما هو الترافيك“
مشاكل الأرشفة الإلكترونية
بعد معرفة تعريف الأرشفة الإلكترونية وأهدافها وفوائدها. نرى أن هناك بعض مشاكل الارشفة الالكترونية أيضًا والتي تتمثل في:
- فقدان البيانات: يمكن أن تُفقد البيانات الإلكترونية إذا لم يتم نسخها احتياطيًا بشكل صحيح أو في حالة فشل وسائط التخزين.
- تلف البيانات: يمكن أن تتلف البيانات إذا لم يتم تخزينها بشكل صحيح أو إذا تم الوصول إليها من قبل أشخاص غير مصرح لهم.
- انتهاكات البيانات: إذا لم يتم تأمين البيانات الإلكترونية بشكل صحيح، فقد يتم الوصول إليها من قبل أشخاص غير مصرح لهم، مما يؤدي إلى خرق البيانات.
- قضايا الوصول: مشكلة أخرى يمكن أن تحدث مع الارشفة الالكترونية وتعني أن المستخدمين قد لا يتمكنون من الوصول إلى البيانات عندما يحتاجون إليها.
أفضل طريقة لمنع فقدان البيانات هي أن يكون لديك نظام نسخ احتياطي موثوق به. بهذه الطريقة، إذا فقدت بياناتك الأساسية، يمكنك استعادتها من النسخة الاحتياطية. ولحماية بياناتك، تأكد من أن نظام الأرشيف الخاص بك محمي بكلمة مرور وأن المستخدمين المصرح لهم فقط يمكنهم الوصول إليه. يجب عليك أيضًا تشفير البيانات الحساسة لزيادة حمايتها من الوصول غير المصرح به.
“شاهد كذلك: كيفية الربح من موقع علي بابا“
تعريف الأرشفة الإلكترونية في المكتبات
تلعب المكتبات دورًا حيويًا في نشر المعرفة والمعلومات. كما أنهم مسؤولون عن الحفاظ على هذه المعرفة والمعلومات للأجيال القادمة. للقيام بذلك، يجب أن تشارك المكتبات في ممارسات أرشيفية فعالة.
بينما لا تزال العديد من المكتبات تعتمد على الأساليب التقليدية للأرشفة، مثل السجلات الورقية والميكروفيلم (Microform)، للأرشفة الإلكترونية فوائد عديدة على الطرق التقليدية، منها:
- تحسين الوصول إلى المواد المؤرشفة.
- سهولة تخزين واسترجاع المواد.
- انخفاض التكاليف.
- زيادة الأمن.
أسئلة شائعة عن تعريف الأرشفة الإلكترونية
سهل علينا تعريف الارشفة الالكترونية معرفة فوائدها الكثيرة ولكن تبقى بعض التساؤلات حول الارشفة الالكترونية والتي تتمثل في:
متى نشأت الارشفة الالكترونية؟
ما هي مراحل الارشفة الالكترونية؟
- تحديد الهوية.
- الاختيار.
- الاستحواذ.
- الابتلاع.
- المعالجة.
- التخزين.
- الحفظ.
- الوصول.
من أشهر برامج الأرشفة الإلكترونية برنامج؟
في الختام، بعد أن تعرفنا على تعريف الارشفة الالكترونية (electronic archiving)، نرى مدى أهميتها ومميزاتها وكيف أصبحت حلاً فعالاً من حيث التكلفة والأمان لأرشفة المستندات، والعديد من البرامج تقدم نسخة تجريبية مجانية حتى تتمكن من تجربة البرنامج قبل الالتزام بالشراء.